Wij helpen u bij het opstellen van uw juridische documenten: Snel, Professioneel en Betaalbaar!

Privacyverklaring van XY Legal Solutions


Inhoudsopgave privacyverklaring XY Legal Solutions

 

  1. Inleiding
  2. XY Legal Solutions
  3. Doel gegevens
  4. Ontvangers
  5. Periode van opslag
  6. Beveiliging
  7. Uw rechten
  8. Plichten

 

 1. Inleiding

 

Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee wordt omgegaan. Zo wordt helder uitgelegd waar uw gegevens opgeslagen zijn en voor welke doelen uw gegevens precies opgeslagen worden. Daarnaast treft u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van uw rechten. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende AVG wetgeving.

 

Volledigheidshalve: de privacyverklaring zal af en toe gewijzigd worden. Dit kan het gevolg zijn van onder andere wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam om de privacyverklaring periodiek te raadplegen.

 

Steven Vrolijk, XY Legal Solutions

 2. XY Legal Solutions

 

Op dit moment leest u de privacyverklaring van XY Legal Solutions. XY Legal Solutions is een bedrijf dat zich bezig houdt met het opstellen van juridische documenten en het leveren van juridisch advies.

 

Er zijn situaties waarin uw gegevens door XY Legal Solutions verzameld worden. Het is belangrijk dat u weet wat er met de gegevens gedaan wordt en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kunt aangeven. Dat is de inhoud van deze verklaring.

 

Voelt u zich niet prettig bij het gebruik van uw gegevens door XY Legal Solutions? Neem dan zeker contact op.

 

steven@xyls.nl | 06 - 24912179

Eendrachtlaan 10 | 3526 LB | Utrecht

Btw. Nr. NL | KVK Nr. 73716855


3. Doel gegevens

 

Er zijn een aantal doelen waar XY Legal Solutions uw gegevens voor verzamelt. Deze doelen worden hieronder toegelicht.

 

  1. Contact opnemen

 

Uw gegevens worden verzameld wanneer u contact opneemt met XY Legal Solutions via de website. Vanzelfsprekend worden hier enkel relevante gegevens gevraagd.

 

  1. Factureren

 

Zoals u misschien weet, heeft iedere onderneming een plicht om te factureren, en deze facturen te verzamelen. De facturen zijn immers nodig voor het doen van de belastingaangifte.

 

  1. Nieuwsbrieven

 

XY Legal Solutions zal zo nu en dan uw persoonsgegevens gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven.

 

4. Ontvangers

 

Er zijn partijen die uw gegevens ontvangen. Het gaat hierbij om een boekhouder en een marketingdienstverleners. Indien u dit nodig acht, biedt XY Legal Solutions u de mogelijkheid om ter plaatse in te zien welke ontvangers uw gegevens ontvangen.

 

5. Periode van opslag

 

Uw gegevens worden langere tijd bewaard door XY Legal Solutions. Uiteraard worden uw gegevens nooit langer bewaard dan nodig is voor het uitvoeren van de nodige activiteiten. Dit tenzij XY Legal Solutions op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moet bewaren.

 

  1. Contact opnemen

 

Neemt u contact op met XY Legal Solutions via de mail? Dan worden de gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen door de mailserver. De mails worden tot maximaal twee jaar terug bewaard.

 

 

  1. Factureren

 

Vanuit de belastingdienst worden wij verplicht facturen te bewaren. De belastingdienst moet immers de mogelijkheid hebben onze administratie te kunnen controleren. Volgens eisen van de belastingdienst moeten wij facturen in ieder geval 7 jaar bewaren. Dit doen wij dan ook.

 

  1. Nieuwsbrieven

 

Gegevens die wij bewaren voor nieuwsbrieven, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor het doel dat wij nastreven met het verzenden van de nieuwsbrieven. Hierbij conformeren wij ons aan algemene beginselen van de AVG wet.

 

 6. Beveiliging

 

Allereerst is het goed om aan te stippen dat van uw persoonsgegevens geen fysieke kopieën worden gemaakt. Uw gegevens worden enkel beheerd in eerdergenoemde systemen en software.

 

De persoonsgegevens die door XY Legal Solutions (of eerder besproken derden) worden beheerd, zijn enkel toegankelijk via bovenstaande software. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Waar deze mogelijkheid geboden is zelfs met een tweestapsverificatie.

 

Wat houdt een tweestapsverificatie in? Er wordt dan een code vanuit de software gegenereerd. Deze code wordt vervolgens verzonden naar XY Legal Solutions. Deze code wordt vervolgens gebruikt bij het inlogproces.

 

De apparaten waarmee uw gegevens worden geopend zijn tevens vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan. Hierbij gaat het enkel om de noodzakelijke apparaten.

 

Ook wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een officieel SSL certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met XY Legal Solutions privé is. Deze beveiliging herkent u aan het groene slotje voor de URL.

 

7. Uw rechten

 

  1. Recht op inzage

 

Ten alle tijden heeft u het recht uw gegevens op te vragen, die bij XY Legal Solutions zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail, of telefonisch contact. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

 

  1. Recht op rectificatie

 

Kloppen uw gegevens niet of zijn deze veranderd? Dan heeft u het recht om dit te laten rectificeren door XY Legal Solutions. Dit kan eveneens door telefonisch contact op te nemen, of te mailen.

 

  1. Recht op overdracht van gegevens

 

Wenst u over te stappen naar een andere partij? Dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij zorgt XY Legal Solutions ervoor dat uw gegevens netjes worden overgedragen aan de andere partij.

 

  1. Recht op het wissen van gegevens

 

U heeft in bepaalde gevallen het recht om XY Legal Solutions te vragen gegevens te vernietigen. Dit kunt u doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet  XY Legal Solutions uw persoonsgegevens vernietigen:

  • XY Legal Solutions heeft uw gegevens niet meer nodig voor doelen waar XY Legal Solutions de gegevens voor verzameld heeft.
  • U heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven aan XY Legal Solutions om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in.
  • U maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens, zie artikel 6. U heeft een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan XY Legal Solutions met betrekking tot verwerking van uw gegevens? Dan heeft u een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, pas dan wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt.
  • Wanneer XY Legal Solutions uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw gegevens.
  • Wanneer XY Legal Solutions een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is XY Legal Solutions verplicht om uw gegevens te wissen. Hierbij kan het gaan om de wettelijke bewaarplicht van facturen, zie artikel 5.2. van deze verklaring.
  • Wanneer u als opdrachtgever jonger dan 16 jaar bent en XY Legal Solutions heeft uw gegevens via een app of website verzameld, dan kunt u vragen aan XY Legal Solutions de gegevens te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

 

5. Recht op het indienen van een klacht

 

U heeft immer het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat de XY Legal Solutions niet op juiste wijze met uw gegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan af.

 

6. Recht op stop van gegevensgebruik, bezwaar

 

Zie punt 4.

Het gebruik maken van deze rechten kan door te mailen naar steven@xyls.nl onder toezending van een kopie van het ID-bewijs. Hierbij moet de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-bewijsnummer en BSN nummer onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren op uw verzoek. Op deze manier weet XY Legal Solutions zeker dat u de rechtmatige betrokkene bent die het bezwaar maakt, of vraagt om het wissen (artikel 7.4).

 

8. Plichten

 

XY Legal Solutions verwerkt uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Het gaat hier om een commercieel belang. Denk aan het aanbieden van diensten van XY Legal Solutions. Uw gegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.

 

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan XY Legal Solutions de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

 

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd.

 

XY Legal Solutions behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer XY Legal Solutions dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van XY Legal Solutions. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

 

Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op.